В MVP-версии 2020 года мы заложили два ключевых сегмента управления студией:

• учёт и автоматизацию всех финансовых операций для сотрудников и руководителей;
• подсчёт оборота и маржи по каждому проекту и каждому клиенту.

Это позволило перейти от ручного учёта и расчётов к автоматизированной системе, в которой временные затраты на бюрократию сократились от нескольких дней до двух часов в месяц. Компания выросла в полтора раза за одно лето — без расширения административной команды.

В 2021 году CRM перезапустили. Мы переписали фронтенд, обновили мобильные приложения, добавив туда основные функции из веб-версии, отказались от стороннего трекера времени — написали и внедрили собственный. Появились более удобные формы отчётов для разных ролей: руководителей, HR, менеджеров и финансовой службы.

CRM поддерживает гибкую модель ролей:

• Сотрудники учитывают рабочее время и оформляют выплаты.
• HR вносят информацию о новых коллегах, фиксируют кадровые изменения.
• Руководители анализируют занятость, эффективность, выгружают отчёты по трудозатратам.
• Финансовый отдел рассчитывает зарплаты, отпускные, больничные и формирует отчётность.
• Менеджеры ведут учёт по клиентам и проектам — от задач до статей затрат и контроля исполнения по эпикам.

Мы развиваем систему на основе обратной связи от команды. Например, в мобильной версии появилась тёмная тема — по просьбе коллег, работающих в позднее время.

Версия DTIS для внедрения юнит-экономики

После реформы управления в 2024 году в компании началось внедрение юнит-экономики, поэтому в DTIS появилось важное нововведение — поддержка бизнес-юнитов. Все задачи теперь маркируются ключами, привязанными к конкретным направлениям бизнеса. Это позволило пересчитать экономику проектов: теперь мы видим не только общую финансовую картину, но и аналитику по каждому юниту. CRM автоматически классифицирует запросы от клиентов по юнитам, а после согласования бюджета сразу фиксирует экономику проекта в нужном разделе.

Финансовая команда получила новые отчёты с учётом прямых и косвенных расходов, налоговой нагрузки и других параметров. Для этого мы переработали трекер, чтобы он корректно считал показатели по каждому юниту. При этом интерфейс для большинства сотрудников почти не изменился — обновления происходят «под капотом». Мы перенесли функциональность старой системы в обновленную DT.IS, объединив всё в едином интерфейсе. Новый раздел «Доходы» позволяет учитывать поступления от клиентов, «Переводы» — отслеживать внутренние перемещения средств. Добавление записей стало быстрее и прозрачнее, без необходимости использовать сторонние инструменты.

Одним из важных обновлений стало расширение схем оплаты. Ранее система поддерживала только почасовую модель. Мы добавили возможность учитывать сотрудников с фиксированным окладом: реализовали новую логику расчёта отпускных, больничных и других выплат, добавили статус оплаты в карточку сотрудника. Это сделало CRM пригодной не только для проектной, но и для стабильной штатной работы.

Отчеты для менеджеров

Для менеджеров мы доработали отчётность: теперь можно смотреть трудозатраты не только по отдельным задачам, но и по эпикам в YouTrack. Например, отчет по задачам включает информацию об исполнителях, распределении задач, грейдах разработчиков, затраченных часах и т.д. Отчет по эпикам (задачи от заказчика, разбитые на более мелкие конкретные подзадачи) помогает сразу заметить, если складывается критическая ситуация и мы выходим за пределы оценки. Удобно использовать эти отчеты и для планирования работ, а также делиться с заказчиком, чтобы он видел, как и по каким направлениям движется разработка его проекта. Это позволяет сравнивать оценку и факт, анализировать эффективность и планировать ресурсы в привязке к крупным фичам и модулям.

Сервис по созданию временных ссылок

Чтобы чувствительные данные — пароли, токены, сканы — не пересылались в мессенджерах и не возникало риска утечки при компрометации хотя бы одного аккаунта, мы внедрили в DTIS сервис временных ссылок. Теперь данные передаются не напрямую, а через защищённую ссылку с ограниченным сроком действия. Доступ к ним получают только авторизованные пользователи CRM, а сами ссылки удаляются автоматически после истечения срока.

Сервис встроен в интерфейс DTIS и позволяет быстро создать ссылку, задать срок её жизни, загрузить файлы и выбрать уровень доступа. Пользователь видит только актуальные ссылки и может управлять ими через простой и понятный интерфейс. Решение помогло исключить риски, связанные с пересылкой конфиденциальных данных без потери в удобстве.

Разделы для поддержки внутренней культуры Doubletapp

Система служит не только для решения рабочих задач. Для трансляции корпоративных ценностей и укрепления связей между сотрудниками мы развиваем несколько разделов:

• Справочник сотрудников — теперь это полноценная база с контактами, личными интересами, списком аккаунтов и возможностью находить коллег по хобби. Для модерации этого сервиса было разработано остроумное автоматизированное решение — читайте об этом в статье на Хабре.
• Систему благодарностей «Спасибо» — пока она работает отдельно от других модулей, но уже используется как способ нематериальной мотивации внутри команд.

Следующим шагом в развитии DTIS станет внедрение встроенной системы уведомлений — инструмента для автоматизированной и ручной коммуникации внутри команды.

Что планируется:

• Система уведомлений — например, от финансового отдела: «затрекать часы», «запросить зарплату» и др.;
• Интеграция с другими функциями — уведомление о полученном «спасибо», системные оповещения;
• Ручные рассылки — возможность отправить сообщение по всей компании или в отдельный юнит без использования сторонних мессенджеров.

Уведомления будут отображаться прямо в интерфейсе CRM, с отметкой о времени и статусе прочтения. Это снизит нагрузку на другие каналы, позволит централизовать рабочие коммуникации и повысит осведомлённость сотрудников.