КАК МЫ СОЗДАЛИ И ПОДДЕРЖИВАЕМ IT-ИНФРАСТРУКТУРУ ФЕСТИВАЛЯ URAL MUSIC NIGHT

С 2018 года команда Doubletapp сотрудничает с организаторами Ural Music Night в качестве цифрового партнера — в 2018 году, за 3 месяца до фестиваля, было разработано с нуля приложение под платформы iOS и Android на основе API уже существующего сайта.

Заказчик тогда пришел к нам с проблемой: сотня сцен, тысячи музыкантов, нужно дать людям инструмент, чтобы они разобрались, на какой площадке какая музыка исполняется, какие артисты в какое время выступают, где находятся площадки и как к ним пройти. Помочь составить маршруты в пространстве фестиваля и тем самым упростить жизнь его посетителям — такую задачу решило приложение.

С тех пор каждый год мы совершенствуем экосистему фестиваля.

• В 2019 году в приложении расширился набор функций, обновился дизайн. Мы перезапустили сайт и настроили интеграцию с приложением, добавили функции, которые на тот момент уже были реализованы в мобильном приложении. Также на сайт интегрировали музыкальный журнал с новостями и анонсами музыкальных событий города, добавили архив предыдущих фестивалей с медиаматериалами и онлайн-трансляции.

• В «коронавирусном» 2020 году Doubletapp буквально спас мероприятие: несколько раз фестиваль переносили, дважды — почти отменили. Каждый раз нужно было пересогласовывать все со всеми (графики приезда и выступлений артистов; аренда, довоз, монтаж и настройка оборудования, организация площадок и т. д.), тратить время и нервы, нести репутационные и финансовые риски. Когда внедрили CRM и перенесли все организационные работы на электронную площадку, за 17 дней удалось организовать все мероприятие и уложиться в заданные сроки.

В чем помогла CRM? Ранее согласование выступлений велось через почту и телефонные переговоры, а в CRM анкеты заполняются и отправляются автоматически. Если каких-то материалов не хватает, анкета просто не отправится. Организаторы получают полный комплект данных, с которым удобно работать. Таким образом CRM от Doubletapp сэкономила организаторам 6000 человеко-часов и ускорила их работу в 18 раз. В итоге в 2020 году фестиваль посетило 170 тысяч зрителей, для которых играли 700 артистов на 50 сценах. В 2020 году Ural Music Night стал самым крупным фестивалем на Земле!

• В 2021 году фестиваль планировался на 25 июня, а прошел 22 октября — его перенесли из-за ковидных ограничений. Трансляцию с 11 крупнейших площадок фестиваля посмотрели 4 млн 750 тысяч зрителей.

• В 2022 году был установлен новый рекорд посещаемости: более 400 тысяч зрителей. 3000 артистов 100 сцен, 430 часов музыки; трансляция на сайте велась с 10 концертных площадок. 30 тысяч скачиваний приложения, топовые места в сторах в категориях «Развлечения» и «Мероприятия».

• 23 июня 2023 года фестиваль объединил более 360 тысяч участников из 7 стран — на 100 сцен вышли более 3000 артистов. С 11 площадок выступления транслировались онлайн на сайте проекта. Несмотря на высокие нагрузки, сайт, приложение и CRM-система отработали стабильно и без сбоев. За стабильной работой приложения, сайта и CRM в момент наивысших нагрузок следила (как и каждый год), команда дежурных специалистов.

Как же удается работать стабильно? Проджект-менеджер курирует проект фестиваля круглый год, но за два месяца до мероприятия начинается самое интересное: команда готовит сервера и наращивает их мощность; меняет конфигурацию приложения — оно должно успешно работать с мощными серверами; часто используемые данные кэшируются и проводится нагрузочное тестирование.

Работу специалистов Doubletapp высоко оценило жюри конкурса Tagline Awards:

В 2021 году CRM получила серебро в номинации «Лучший инновационный сервис» и две бронзовых награды — за «Лучшее вовлечение в интранет» и «Лучший сервис для автоматизации работы».

В 2022 году сайт и мобильное приложение UMN отмечены серебром как «Лучшая разработка / интеграция» и «Лучшее вовлечение в интранет» и двумя бронзовыми статуэтками — «Лучший сайт мероприятия», «Лучший интранет / личный кабинет».